Plan de développement

L’Inspection Principale est chargée de Contribuer à la confection du plan pluriannuel de développement en s’assurant de la cohérence des coûts et des objectifs assignés aux différentes Directions

Ex : le plan prévoit une augmentation régulière de 30% de la production livrée sur les cinq prochaines années. La Direction des Opérations doit dire si elle obtient cette hausse par une augmentation de la puissance disponible du parc propre SNE, un accroissement du rendement de kWh avec le parc de la SNE ou à la fois par une hausse des appoints provenant des IPP et de la production propre SNE. En tout état de cause les charges variables et même certaines charges fixes de la production vont augmenter sur la durée de ce plan.

Les Centrales doivent prévoir un volume supplémentaire de gasoil pour alimenter les groupes électrogènes pour obtenir les kWh supplémentaires sur le parc propre de la SNE. Il doit y avoir une hausse des investissements et des charges variables et fixes.

La Direction des Opération doit faire ressortir, sur la base de la prévision de production SNE, les kWh à acheter auprès des IPP pour étoffer l’offre de l’énergie électrique à mettre sur le marché. Elle doit également indiquer comment transporter et distribuer ces 30% supplémentaires de livraison chaque année.

La Direction Commerciale doit faire ressortir comment elle entend mettre sur le marché la production livrée provenant de la SNE et des IPP par segment de clients. Cela doit se traduire sur la hausse des investissements et des charges variables et fixes.

L’administration aussi est mise à contribution. Les ressources qui doivent financer le plan de développement sont traitées par la Direction Financière et la Direction Générale. Les dépenses d’investissement et d’exploitation liées à ce plan sont imputées sur les fonds propres SNE ou sur des emprunts. La DRH traite les recrutements liés au développement. Les appro traitent la hausse des volumes des investissements, des pièces de rechanges et les autres matériels et fournitures à mettre à la disposition des différentes Directions.

Conclusion : l’Inspection Générale doit lire attentivement tout le plan de développement afin de déceler des incohérences possibles et d’en informer la Direction Générale.

Budget

Le budget est tiré du plan de développement. Sauf si l’on se rend compte qu’il est impossible de le tenir. Dans ce cas, la Direction Générale fixe un budget différent du plan de développement (qui doit alors être repensé). L’Inspection Principale prépare une « lettre des objectifs » à la signature de la Direction Générale. Dans cette lettre, les principaux objectifs sont repris : la production livrée, la commercialisation de la production livrée, le financement annuel du plan, le maintien ou hausse des effectifs du personnel, etc.

Cette lettre fixe, également, la date des débuts de travaux et surtout la date de fin des travaux du budget. Cette date de fin doit permettre de fixer la date du Conseil d’Administration qui doit statuer sur le budget. Le budget doit être finalisé 10 à 15 jours avant le début de la prochaine année budgétaire.

L’Inspection Générale supervise la confection du budget de la même manière que pour le plan de développement. Une fois que toutes les Directions de Services ont fini leurs budgets, elle consolide ces budgets partiels afin de dégager le résultat prévisionnel. Il est préférable que les Directeurs de Service mensualisent leurs budgets. Ce qui permettra à l’Inspection Générale de dégager des résultats d’exploitation périodiques. Ce qui facilite énormément la confection des tableaux de bord mensuels. L’Inspection Générale doit absolument éviter de mensualiser le budget à la place des concernés. Les risques d’erreur sont énormes.

Tableaux de bord mensuels

Une fois que le budget est terminé et voté par le CA, l’Inspection Générale saisit tous les budgets des Directions dans les colonnes « prévisions du mois » et « prévisions cumulées depuis le début de l’exercice » des tableaux appelés « comparaison budgétaire ». Ces comparaisons budgétaires sont paramétrées par Service et par Département, Direction par Direction.

Lorsque la Comptabilité, les Appro, les Ressources Humaines, le Commercial, etc. vont saisir les dépenses et ventes réelles, toutes leurs saisies vont aller se positionner dans les colonnes « réalisées du mois » et « cumul des réalisées » depuis le début de l’exercice. Pour ce faire, la SNE doit disposer d’un logiciel dotée d’une application appropriée et chaque service doit posséder un code analytique. Chaque fin de mois, l’Inspection Générale imprime les comparaisons budgétaires et mène ses analyses.

Tous les écarts importants constatés et leurs causes identifiées sont mis en relief en épluchant les écritures comptables et statistiques (normes de consommation spécifique de combustible et lubrifiant, etc.). Toutes les anomalies sont notées et feront l’objet de question à la réunion de tableau de bord qui se tient obligatoirement pour chaque mois vers le 10 du mois prochain (la réunion de tableau de bord du mois de janvier est tenue le 10 février).

Après la tenue de la réunion des tableaux de bord, l’Inspection Générale, commente les résultats du mois en faisant ressortir les principaux écarts sur les prévisions et leurs causes. L’inspection Générale discute avec les Directions de Service pour avoir leurs avis sur l’évolution possible des choses afin de mieux ajuster mois par mois les projections des lignes du budget. Ce rapport est envoyé à la Direction Générale et aux différents Directeurs de Service.

Audit interne

L’Inspection Générale la SNE joue également le rôle d’auditeur interne : participation et contrôles des inventaires des stocks des matières premières, pièces de rechange, carburants, fournitures, statistiques commerciales, statistiques de production, heures de marche des groupes électrogènes, respects des périodes de révisons des groupes, travaux sur le réseau de distribution, paie du personnel etc.

Rapports d’activité

Ils sont établis tous les trimestres par chaque Direction de Service et mis à la disposition de l’Inspection Générale. Ils reprennent les données du tableau de bord et rappellent les données d’exploitation passées et de l’année en cours. Ces rapports d’activité sont confectionnés notamment pour la confection du rapport final de l’année à présenter au Conseil d’Administration.